🗓 Dix temps à bloquer pour être plus efficace

"The key is in not spending time, but in investing it." Stephen R. Covey

Nov 17, 2021

Hello cher.e Board Member,

Bienvenue à tous les petits nouveaux - petites nouvelles!

Je passe beaucoup de temps à écrire et à podcaster et j’en oublie parfois de vous remercier d’être là, de me lire, de rejoindre la conversation ou de faire grandir la communauté : MERCI!!!

MERCI de diffuser, commenter, faire vivre tout ça sur Linkedin (où nous venons de franchir le cap des 5.000), Insta et tout ça vous êtes des amours!!!

👌🙏💛

Ce qui m’aide le plus, c’est quand vous mettez un commentaire sympa sur le podcast ou quand vous parlez de cette newsletter autour de vous!

🗓 Au programme cette semaine

Cette semaine, on va parler agenda et organisation!

Si tu veux écouter cette édition format audio, clique sur l’image ci-dessous :

Si tu veux approfondir sur d’autres sujets d’organisation, je te conseille l’épisode collector du Board -qui a eu d’ailleurs beaucoup de succès- par ici :

Et enfin, reste connecté.e au Board car je te réserve bientôt d’autres surprises pour te faire gagner du temps et t’aider à t’organiser!

🔴 Sinon, j’ai accès depuis peu à la fonction “LIVE” sur Linkedin que j’aimerais bien tester prochainement : si ça te dit qu’on en profite, laisse-moi un petit mot par ici sur les sujets que tu aimerais qu’on aborde!

👑 Celui qui a le pouvoir, c’est celui qui maîtrise son agenda

Je ne sais pas si tu connais mon background professionnel?

Pour te la faire courte, j’ai managé à un relativement jeune âge (25 ans) de grandes équipes (250 personnes) sur un territoire relativement large, d’abord régional puis national (600 personnes) et donc j’ai été formée très tôt à des logiques assez stakhanovistes d’organisation, pour pouvoir manager une multitude d’activités et de personnes, sur place ou à distance.

A l’époque on m’avait dit : « ce qui n’est pas dans l’agenda n’existe pas ».

Bim.

✋

Je me suis dit “bah ils exagèrent quand même”… je me suis dit que j’arrivais bien à faire plein de choses importantes pour moi sans les mettre dans mon agenda, que je n’avais pas besoin d’être aussi extrême…

Et puis la vie a fait son œuvre, les années sont passées, la pression pro s’est intensifiée, les enfants sont arrivés et ma charge mentale a explosé.

💥

J’ai eu petit à petit l’impression que ma vie glissait de visioconférence en visioconférence, ou de contrainte administrative en tâche ménagère et que le temps s’écoulait sans que je n’aie de réelle prise sur lui.

Alors, je me suis dit qu’il fallait que je reprenne le contrôle de ce fichu agenda : j’ai lu, demandé, recherché et mobilisé tous les conseils possibles en organisation.

Depuis que j’ai mis en place ces méthodes, ma vie a changé.

Non, je déconne, pas à ce point!

Mais ce qui est sûr c’est que j’ai le temps maintenant de faire les choses que j’aime, de passer du temps avec mes proches, de prendre du temps pour moi tout en ayant un job prenant et plusieurs side projects.

On me dit souvent : “toi qui es bien organisée, comment tu fais pour..” ou “comment tu fais pour avoir du temps libre?”

😁

Bref, je me suis sortie de cette routine infernale que trop de mes pairs ou ami.e.s subissent encore aujourd’hui : je travaille même plus et mieux qu’avant, mais en étant moins stressée!

Et comme j’ai l’impression que ce n’est pas monnaie courante, ça m’a donné envie de partager quelques conseils et enseignements avec vous dans cette édition!

✋Deux étapes préalables avant le time-blocking

Avant qu’on attaque les conseils d’agenda, je voulais faire un petit préambule.

Organiser un agenda de ministre, c’est possible.

Mais si je peux te donner un conseil avant de t’y employer, c’est de faire d’abord le tri.

Parce qu’il y a sans doute plein de choses qui remplissent ton agenda au quotidien qui ne sont pas stratégiques, qui ne servent pas tes objectifs ou qui te rendent très malheureux.se…

Bref, c’est comme avant toute forme de ménage, ça marche mieux si tu ranges avant 😅

Les 2 actions que je te propose de réaliser :

✔️Faire un time audit

Un exercice inspiré du livre “The free time formula” que j’avais bien aimé et dont je te parle dans cette édition.

✔️Être plus minimaliste au quotidien

Déstocker, c’est bien , mais diminuer le flux entrant dans ton agenda c’est mieux.

Je te conseille de faire le tri dans ta to do et d’être plus minimaliste. Je t’en avais parlé en détail dans cet épisode :

🧱Time-blocking is the new scheduling

Voilà, une fois que tu as fait ça, tu peux mettre en place le principe de « time blocking » intelligent dans ton agenda! (= réserver des plages de temps dédiées à certaines activités).

Bloquer du temps dans ton agenda pour les choses vraiment importantes, prioritaires, utiles.

Regardons ensemble quels temps tu peux bloquer pour optimiser ton temps au maximum!

🛑 Les 10 temps à réserver dans son agenda pour être efficace

Temps N°1 : du temps pour ses loisirs

Ca paraît contre-intuitif de commencer par ça, mais figure toi que tous les top performers programment d’abord leurs loisirs, car ayant un quotidien de “haute intensité”, ils savent qu’ils auront besoin de recharger les batteries pour rester au top.

Donc moi, chaque trimestre je programme :

🔸Mes RDV médicaux

🔸Mes vacances

🔸Mes week-ends ou autres “breaks”

🔸Mon sport

🔸Des moments de kiff divers et variés

Souvent je réserve des billets à l’avance comme ça je suis “coincée”, ça m’oblige à prendre des pauses ☺️

Temps N°2 : du temps pour programmer son temps

Ça paraît bête comme ça, mais programmer son agenda prend du temps, donc si tu ne prévois pas ce temps dans ton quotidien tu vas vite te trouver débordé.e.

J’ai prévu un slot d’une heure chaque dimanche pour planifier ma semaine et d’une demi-heure tous les soirs pour programmer ma journée du lendemain. Et chaque mois, je prends deux heures pour programmer mon trimestre à venir.

Temps N°3 : du temps pour fixer ses objectifs du jour

Une des routines les plus efficaces que j’ai adoptées cette année : la règle des 3 objectifs par jour.

J’ai un créneau de 15 minutes tous les matins dans lequel j’inscris, la veille, les 3 objectifs que je veux atteindre sur la journée.

Quand je renseigne ces trois objectifs, ça me force à me demander ce qui est essentiel dans ma journée, à me donner des objectifs atteignables et à viser l’efficacité.

Temps N°4 : du temps pour réaliser son activité essentielle

“Quelle est la chose essentielle que tu peux faire aujourd’hui et qui rendra tout le reste plus facile voire inutile?”

Cette phrase est tirée du livre “The One Thing”, un best-seller sur l’efficacité que j’ai lu cet été et que j’ai bien aimé (je te mets les références des livres dont je parle ici à la fin de cette newsletter).

Ca m’a marquée, moi qui ai tendance à m’éparpiller.

Depuis j’applique les conseils de l’auteur : j’ai bloqué toutes mes matinées une plage “ESSENTIEL” que je consacre à réaliser ma tâche la plus importante du jour.

🚫 Donc pas de réunion, pas de RDV, rien qui puisse me déconcentrer avant d’avoir réalisé cet essentiel.

Draconien mais efficace.

Bon ok, j’ai triché, ce n’est pas tous les jours mais 3 jours, c’est déjà pas mal!

Temps N°5 : réserver ses golden hours

Un peu dans la même idée, ce concept vient ce coup-ci du livre “Fanatical Prospecting” de Jeb Blount.

Dans ce livre, il explique qu’un commercial devrait sacraliser les heures où il est le plus facile de joindre les clients pour les réserver à la prospection, car c’est là qu’il y aura le meilleur rendement.

Donc ça veut dire pour ton business : repérer les heures les plus importantes et les consacrer à l’activité la plus rémunératrice.

🤑

Ça peut vouloir dire briefer ses équipes avant le temps fort de la journée, écrire à ses clients au moment où ils sont connectés ou même appeler son équipe quand ils sont en route pour le boulot, peu importe : trouve les “moments en or” et réserve-les aux bonnes activités!

Par exemple, moi j’ai sacralisé mes déjeuners parce que j’adore aller au restau rencontrer des clients ou networker, donc je me garde ces créneaux pour sociabiliser.

Temps N°6 : du temps pour écrire

Aujourd’hui, beaucoup de professions sont concernées par la nécessité de créer ou faire de la “curation” sur les réseaux sociaux. Or, l’écriture et la réponse aux commentaires etc., ça prend du temps.

Les meilleurs “copywritters” y consacrent presque une demi journée par jour.

Normal, c’est leur “essentiel”, leur métier.

Nous, ce n’est pas notre métier.

Mais si tu veux prendre la parole sur ces réseaux, et par exemple écrire un post par jour, ça va te prendre au moins une bonne demi heure par jour, donc je te conseille de te réserver 1 heure par jour.

Au mieux tu es inspiré.e et t’as du rab de temps pour faire autre chose.

Au pire, tu as anticipé et ça ne te met pas en retard sur tes autres activités.

Temps N°7 : du temps pour marcher (ou faire du sport)

Plus tu as une vie remote, sédentaire, home office etc. plus ce conseil fera de sens pour toi.

Moi c’est simple : je n’arrive plus à faire sans, tant ça change mon état (physique et mental) si j’oublie.

Donc au lieu de bourrer à craquer tes journées et de ne pas avoir le temps, programme la marche dans ton agenda.

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Tu peux même y associer une activité adaptée, comme écouter un podcast, répondre à un call ou réfléchir!

Temps N°8 : du temps libre et sans écran

Pas facile d’avoir du temps “non productif” sur le papier, je t’avoue que ce n’est pas là que je suis la plus douée, mais je crois que c’est essentiel.

Par exemple, je me suis bloquée une demi journée par semaine “OFF” : je ne la tiens pas toujours, mais au moins c’est du temps “buffer” que je peux utiliser pour bien finir la semaine par exemple ou rattraper des choses.

J’ai aussi programmé mes RDV pour qu’ils durent moins longtemps (20 minutes en visio - 45 minutes en présentiel) et un “buffer” pour me laisser un peu de temps entre chaque échéance, de quoi traiter quelques mails ou souffler un peu ou préparer.

Pour le sans écran, pas facile non plus mais j’essaie car pour moi c’est important pour ma créativité. Le soir, c’est mode avion systématique après 21h + une soirée sans écran dans la semaine.

Temps N°9 : du temps sans RDV

Vu chez les PDG de mon réseau (ils ont aussi 24h dans une journée) et confirmé par un super article d’Harvard Business Review sur la façon dont les CEO gèrent leur temps : la plupart sont trop sollicités, il faut donc qu’ils essayent de se préserver un peu de temps sans être dérangés, du temps sans RDV.

Je conseille idéalement 1 jour par semaine : au pire, si on y cale quand même quelques RDV d’urgence, il reste au moins une demi journée par semaine!

Temps N°10 : du temps pour les autres et pour soi-même

Je l’ai mis à la fin pour pas te brusquer mais j’aurais dû le mettre au début : pour être heureux dans la vie, il faut avoir de bonnes relations avec les autres et être soi même bien dans sa peau et en bonne santé.

Donc pour ça, il faut accorder du temps, aux autres, à soi.

Moi, c’est assez radical : j’ai “sacralisé” le temps avec mes enfants (matin & soir) je n’accepte plus de RDV sauf exception. Des blocs de temps “Family” sont carrément inscrits en récurrent dans mon agenda, parce que sinon, je suis du genre à “oublier” et à continuer de bosser non stop!

A l’inverse, quand je dis à quelqu’un “on s’appelle”, “viens me voir” ou “on prendra le temps pour”… je le mets dans mon agenda et je prends vraiment du temps pour ça, je n’annule pas à la dernière minute ou je ne fais pas de multitasking en même temps.

Et j’ai sacralisé aussi du temps pour moi aussi, en planifiant mes loisirs avant mon labeur.

✨ Bonus : du temps pour te former

Dans nos vies trépidantes, on ne prend pas assez le temps de se former.

Ou alors, on le fait en multitaskant, en traitant des emails ou en écoutant un podcast en courant.

C’est déjà un début, mais je pense qu’il faut aller plus loin.

Un de mes invités du Board me disait qu’en tant qu’entrepreneur indépendant il prenait 21 jours par an pour se former. Ca fait un mois ouvré! 10% de son temps, si j’enlève les congés payés! C’est énorme et tant mieux, car ça fait de lui quelqu’un de top niveau sur la durée.

Mais ça s’organise!

Alors, pour prendre exemple sur lui :

Je m’inscris à des Webinars ou formations que je réserve dans mon agena
J’inscris du temps dédié à la lecture dans mon agenda : je ne le fais pas toujours à ce moment là mais au moins ça me force à y penser
Je bloque des journées “OFF” en prévision pour me former